چگونه یک پروپوزال کاری حرفه‌ای بنویسیم؟
- 9 مرداد 1400
- |
- زمان مطالعه: 8
- |
- 4026 بازدید
زمانی که قصد دارید برای گرفتن یک پروژه قدم جلو بگذارید، اقداماتی که قصد اجرای آن را دارید، برای کارفرما توضیح می‌دهید و به عبارتی مسیری که باید طی شود را شرح می‌دهید. اگر مواردی این موارد را به‌صورت مکتوب و با ذکر تمام نکات ارائه دهید، در واقع شما یک پروپوزال شغلی ارائه داده‌اید.
اگر از افرادی باشید که مقالات بلاگ ما را همیشه می‌خوانید قطعا چشمتان به مقاله پروپوزال تحصیلی خورده است. ما در آن مقاله همه چیز را دربارۀ نوشتن یک طرح پیشنهادی تحصیلی آورده‌ایم.
اما چگونه می‌‌توان یک پروپوزال کاری منطقی و تأثیرگذار نوشت؟ در این مطلب قصد داریم این مسئله را کاملاً بررسی کنیم و بگوییم چه نکاتی را باید در نوشتن طرح پیشنهادی شغلی رعایت کنید. رعایت کنید.
پروپوزال شغلی دقیقاً شامل چیست؟
پروپوزال کاری قبل از شروع یک پروژه و به‌عنوان یک سند کاری، بین آژانس یا شرکت و کارفرما عمل میکند و هدف آن ترغیب خواننده برای قبول آن است. در یک پروپوزال کاری به پنج W پاسخ می‌دهد:
پروپوزال شغلی یا طرح پیشنهادی کاری، برای طرف خارجی، اهداف و نیازهای انجام یک پروژه را تعریف میکند و برای طرف داخلی، تحلیلی بر سودآوری و امکان‌سنجی پروژه است. در نوشتن یک پروپوزال کاری باید به سؤالات زیر پاسخ دهید:
- مسئله اصلی: قصد دارید برای چه مشکلی پاسخ بیاورید؟
- منابع پروژه: چه منابعی در دسترس دارید؟
- زمان‌بندی پروژه: مدت زمان انجام پروژه چقدر است؟
- بودجه پروژه: هزینۀ پروژه چقدر است؟
- نتایج پروژه: در انتها باید انتظار چه نتایجی را داشته باشیم؟
هدف اصلی یک پروپوزال شغلی، جذب مشتری و متقاعدسازی مدیران است؛ برای نوشتن یک پرپوزال موفق باید مانند یک مدیر فکر کنید، یعنی دقیقاً درک کنید آن‌ها به‌دنبال چه چیزی هستند و دوست دارند چه نتیجه‌ای بگیرند. پس قبل از شروع نوشتن باید به شناخت کافی نسبت به مخاطب خود برسید؛ این سؤالات را در نظر داشته باشید:
- نقش آن‌ها چیست؟
- تصمیم‌گیرنده اصلی چه کسی است؟
- نگرانی آن‌ها چیست؟
- چه منابع و پشتیبان‌هایی در اختیار دارند؟
- با راه‌حل و شرکت شما تا چه حد آشنایی دارند؟
- چه سوابقی در کارنامۀ خود دارند؟
با استفاده از پرسش‌های بالا، می‌توانید اطلاعات خوبی به دست بیاورید و متناسب با خواسته‌های آن‌ها، خدمات و محصولات خود را توصیف کنید. قرار نیست یک پروپوزال عمومی در اختیار همه بگذارید و آن‌ها را وادار کنید ارزش پیشنهاد شما را درک کنند؛ این وظیفۀ شماست که واضح و روشن به مخاطب بگویید با قبول این پروپوزال چه نتایجی خواهد گرفت.
انواع پروپوزال کاری
از آنجایی که دنیای کار و تجارت گسترده است و پروپوزال‌های کاری مختلفی هم در حوزه‌ها و شرایط متفاوت نوشته می‌شود، در این بخش با هم انواع پروپوزال شغلی را بررسی می‌کنیم.
- پروپوزال داخلی: این نوع طرح پیشنهادی شغلی درون‌سازمانی بوده و به‌طور کلی به‌صورت یادداشتی برای حل فوری یک مشکل است.
- پروپوزال خارجی: این نوع پیشنهاد کاری به سازمان‌های دیگر فرستاده و برای رفع نیازهای آن‌ها طراحی شده‌اند؛ پروپوزال خارجی ممکن است در پاسخ به درخواست طرف دیگر ارسال شود.
- پروپوزال ناخواسته: در این نوع پروپوزال شغلی، نویسنده مشکل یا فرصتی را درک کرده و ابتکار عمل به خرج می‌دهد و برای حل این مسئله راهی پیدا میکند؛ او اینکار را بدون اینکه از او بخواهند انجام می‌دهد.
- پروپوزال خواسته‌شده: در این حالت، یک سازمان، شرکت یا مشتری درگیر مشکل یا وضعیتی است، آن را شناسایی میکند و برای حل آن درخواست پروپوزال می‌دهد.
ساختار یک پروپوزال کاری
یک پروپوزال شغلی از بخش‌های زیر تشکیل می‌شود؛ در این بخش شما را در نوشتن هر مرحله راهنمایی می‌کنیم.
عنوان پروپوزال
عنوانی که می‌نویسید باید مفهوم را به سرعت به مخاطب برساند، جذاب باشد و نمایی کلی از پروپوزال کاری شما ارائه دهد.
بالاتر گفتیم که باید خودتان را به جای مخاطب بگذارید و از دید او به تمام زوایا نگاه کنید؛ اگر مشتری شما، عنوان پیشنهاد شما را بخواند، ترغیب می‌شود که صفحات را ورق بزنند؟
ضرورتی ندارد در همان اول راه، یک عنوان قوی رو کنید؛ گاهی وقتی نتیجه کار را دارید، تصمیم‌گیری ساده‌تر و انتخاب‌های شما بیشتر است، پس نوشتن عنوان را برای آخر کار بگذارید.
خلاصه اجرایی پروپوزال شغلی
طرف مقابل خود را یک مدیر پرکار فرض کنید و خلاصه‌ای متشکل از تمام اطلاعات بنویسید، داده‌های لازم را طوری کنار هم بچینید که یک مقدمۀ جذاب و قابل‌هضم برای مخاطب آماده شود.
سعی کنید در کنار ارائه اطلاعات، مخاطب را کنجکاو و اشتیاقش را برای خواندن ادامۀ پروپوزال تقویت کنید.
بیان مسئله اصلی پروپوزال کاری
در این مرحله می‌خواهید مشکل مخاطب و راه‌حل طلایی خود را ارائه دهید.
سعی کنید تحلیلی دقیق از مسئله آورده و پیامدهای آن را نیز بررسی کنید. البته این موضوع به این بستگی دارد که مخاطب از مشکل خود آگاه است یا خیر!
گاهی مخاطب مشکل خود را روشن کرده و حتی می‌داند چگونه باید با آن مقابله شود. در پیشنهاد خود کاملا روشن کنید که هر مرحله و استراتژی شما چگونه باعث حل مسئله می‌شود و خط مستقیمی از مسیری که باید طی شود، برای آن‌ها رسم کنید.
در این قسمت شما باید دامنۀ راه‌حل را نیز مشخص کنید؛ راهکار شما از چه نقطه‌ای شروع و کجا پایان می‌یابد؟ این مسئله دو طرف ماجرا را در یک سطح گذاشته و از سؤتفاهم پیشگیری میکند.
به عنوان مثال دامنۀ یک پروژۀ تغییر وب‌سایت ممکن است شامل طراحی سایت، گرافیک، تغییر هاست باشد و عوض کردن سبک تصاویر را شامل نشود.
اگر در حال نوشتن یک پروپوزال کاری درخواست‌شده هستید، می‌توانید کمی فراتر از نیازهای مشتری جلو بروید و دانش خود را با ارائه خدمات اضافی، نشان دهید.
جدول زمانی و دستاوردها
بعد از اینکه بررسی اجمالی پیشنهاد را ارائه دادید، نوبت به شرح دستاوردها و برنامه زمانی پروژه می‌رسد؛ در این قسمت با جزئیات دقیق راه‌حل خود و نتایج آن را بیان می‌کنید.
منظور از بیان نتایج این است که به مخاطب بگویید قرار است در انتها چه چیزی به دست بیاورد؛ حواستان باشد وعدۀ واهی ندهید! بیایید یک پروپوزال تبلیغات در شبکه‌های اجتماعی را به عنوان نمونه ببینیم:
در جدول زمانی زمان تکمیل پروژه را مشخص می‌کنید. ممکن است این برنامه کاملا ً دقیق و یا انعطاب‌پذیر باشد؛ این موضوع به کارفرما و نیاز او وابسته است. مطمئن شوید که برنامۀ شما دقیق است و قرار نیست پروژه بیش از حد طول بکشد. قبل از شروع، جدول زمانی را بررسی کنید و نقاظ ضعف آن را شناسایی و برطرف کنید.
شفافیت در برنامۀ زمانی مهم است؛ بی‌برنامه‌بودن می‌تواند باعث ایجاد تنش در روابط شما با کارفرما شود و اعتبار شما را خدشه‌دار میکند.
ارائه بودجۀ پیشنهادی پروژه
بخش مهم ماجرا: بودجه! بسیاری از افراد ابتدا این بخش را چک می‌کنند و بعد به سراغ دیگر قسمت‌ها می‌روند؛ آن را دقیق، قابل‌فهم و رقابتی بنویسید؛ منظور از رقابتی این است که در مقابل بودجۀ دیگر افراد در صنعت خود، نه آنچنان زیاد باشد و نه کم! کاملاً شفاف و واقعی باشید.
بهتر است از یک بودجۀ کلی به جای هزینۀ ساعتی برای انجام پروژه استفاده کنید؛ محاسبۀ ساعت اضافه‌کاری می‌تواند کار را برای کارفرما سخت کند. یک پیشنهاد قیمتی ثابت به شما کمک میکند علاوه بر تخمین هزینۀ کل پروژه، از نظر ارزش هم رقابت خوبی داشته باشید.
در هر صورت، اگر هر کدام از روش‌ها را انتخاب کنید، باید ارزش کل را به بخش‌های کوچک‌تر پروژه تبدیل کنید و بگویید برای هر بخش چقدر هزینۀ می‌شود.
برای مثال برای انتشار کتاب پروپوزالی به ارزش 1500 دلار ارائه می‌دهید؛ حالا باید این هزینه‌ها را به موارد جزئی تفکیک کنید:
- نوشتن متن تبلیغات 700 دلار
- تدارکات راه‌اندازی 500 دلار
- مدیریت 300 دلار
نوشتن «دربارۀ ما»
ممکن است تعجب کرده باشید که چرا دربارۀ ما را در ابتدای پروپوزال شغلی نیاورده‌ایم؛ باید ذکر شود که قرار دادن این بخش در ابتدای پیشنهاد، یک اشتباه بزرگ است!
خود را به جای خواننده بگذارید و با خود اولین سؤالات ذهنی آن‌ها را مرور کنید. معمولاً مخاطب به دنبال این است که راه‌حل را بفهمد، از میزان هزینه‌ها آگاه شود و بداند این پروسه چقدر طول می‌کشد.
اگر موارد بالا او را قانع کرد حالا می‌تواند به سابقۀ شما هم فکر کند. در این بخش خلاق باشید؛ سوابق خود، پرسنل اصلی پروژه و اطلاعات تماس را قرار دهید.
می‌توانید با اضافه کردن آمار و ارقام و نمونه کارهای خود شواهدی از موفقیت‌های پیشین خود ارائه دهید تا اعتماد خواننده را جلب کنید.
شرایط و ضوابط
در این بخش باید زمان‌بندی کلی را مجدداً یادآوری و تاریخ و نوع پرداخت را مشخص کنید. اگر امکان اصلاح و تغییر پیشنهاد کاری وجود دارد، در این قسمت ذکر می‌شود.
شرایط و ضوابطی که در انتهای یک پروپوزال می‌آید به احتمال زیاد نیاز به تغییر ندارد و یک فرمت استاندار است؛ بهتر است یک قالب کلی و صحیح برای آن در نظر بگیرید. اگر شرکت شما یک تیم حقوقی داخلی دارد بهتر است این موارد را با همراهی آن‌ها پیش ببرید.
توافق‌نامه و Call To Action
اضافه کردن یک دستورالعمل دوستانه در این بخش پروپوزال کاری می‌تواند مؤثر باشد؛ برای مثال «اگر سؤالی دارید، با ما تماس بگیرید؛ مشتاقانه منتظر کار با شما هستیم».
باکس امضا را که قرار دادید، کار شما تمام شده است. تفاوتی ندارد چگونه از مشتریان می‌خواهید متعهد شوند؛ فقط حواستان باشد تا جایی که امکان دارد کار را برای آن‌ها ساده کنید تا دعوت به اقدام شما نتیجه بدهد.
نکاتی برای نگارش بهتر پروپوزال کاری
در این بخش قصد داریم به شما بگوییم چگونه پروپوزالی بنویسید که خواننده را درگیر کرده و او را برای ادامه تشویق کند.
- از جدول و نمودارهایی خوانا استفاده کنید، با این کار صحبت‌های خود را شفاف‌تر بیان کرده‌اید.
- اصول پاراگراف‌بندی را رعایت کنید و مخاطب را هدایت کنید.
- از فونت‌های خوانا استفاده کنید؛ سعی نکنید با استفاده از چند فونت جذابیت اضافی به متن خود اضافه کنید.
- استفاده از رنگ‌های برندتان در پروپوزال کاری می‌تواند به جذابیت کار شما بیفزاید.
- از تصاویر با وضوح بالا استفاده کنید و باعث آزار خواننده نشوید.
- یک پروپوزال شغلی یکپاچه از نظر بصری داشته باشید.
- داده‌های کمی را از یاد نبرید، مشتری‌ها عاشق اعداد و ارقامی هستند که به آن‌ها در تصویرسازی کمک میکند.
- قبل از ارسال آن را روخوانی و اصلاح کنید، غلط املایی و نگارشی می‌تواند جبران‌ناپذیر باشد.
- هنگام نوشتن به برند خود و صدای آن توجه کنید؛ آیا چیزی که نوشته‌اید انعکاسی از شرکت شماست؟
در پایان
حالا می‌دانید پروپوزال کاری چیست و چه نکاتی را باید در نوشتن آن رعایت کنید؛ امیدواریم که از این مقاله لذت برده و به جواب سؤالات خود رسیده باشید. اگر نیاز به ترجمه پروپوزال و یا ویرایش متن آن داشتید می‌توانید روی کمک ما برای ترجمه تخصصی متن خود حساب کنید.
اگر حس می‌کنید نکته‌ای باقی مانده حتما با ما در میان بگذارید؛ مشتاقانه منتظر نظرات شما هستیم! 🙂
کار من نوشتن محتواست؛ محتوایی که خوندنش راحت باشه، به سؤالاتتون جواب درست بده و یه گره از مشکلات شما باز کنه. 😊
مقالات مرتبط
به مطالب ما علاقه مند شدید؟
در خبرنامه ترنسیس عضو شوید تا شما را از آخرین اخبار و مقالات خود باخبر کنیم
بسیار عالی با منطق نوشتید ماشا الله بسیار عالی بود بنده را بسیار کمک کرد
سپاس از شما.
متن بسیار خوبی بود. 🙏🌹
عالی ممنون به خاطر جامعیت، شفافیت و خلاصگی در توضح
با سلام و احترام
بسیار بسیار عالی بود.
ممنون از اطلاعات خوب، با دسته بندی حرفه ای شما بزرگواران🙏🌹✨
بسیار به نکات خوبی اشاره کرده بودید مشکل من حل گردید🙏🙏
با درود
ممنون از توضیحات کافی و واضح که برای من کمک شایانی کرد تا یک پروپوزال کاری خوب بنویسم. ممنون بابت راهنمایی هاتون.
ممنونم از مقالتون تا قبل از خوندش اصلا آشنایی کافی نداشتم، خیلی کمکم کرد.
اولین بار بود میخواستم پروپوزال کاری بنویسم، ممنون از اطلاعاتی که دادید عالی بود 🌹🙏
سلام و خدا قوت به شما..بسیار بسیار عالی و کاربردی و مفید بود معرفی ….
خدا خیرتون بده.
خوشحالم براتون مفید بوده 🙏
بسیار محتوای خوبی بود. ممنونم مشکلمو حل کردید.
خوشحالم براتون مفید بوده 🙏
باسلام.باتوجه به اینکه برای اولین بار اقدام به نوشتن پروپوزال نمودم واسترس زیادی داشتم وهیچ آشنایی با پروپوزال نداشتم ،توضیحات شما غول پروپوزال راشکست دادوبسیار راحت اینکارراانجام دادم وتشکر میکنم
خوشحالم براتون مفید بوده.
بسیار مقاله جامع و کارآمدی بود. ممنون که به مساله ی پروپوزال کاری که در سطح اینترنت بسیار کم پرداخته شده، به صورت کامل پرداخته اید.