آموزش مکاتبه با اساتید خارجی برای پذیرش

بازار مهاجرت و تحصیل در خارج از کشور به شدت داغ است و از موضوعات اساسی، بحث مکاتبه با اساتید خارجی است!

چرا باید با آن‌ها مکاتبه کنیم؟ چگونه یک استاد برای مکاتبه پیدا کنیم؟ باید در ایمیل ارسالی، چه اطلاعاتی ارائه دهیم و در نهایت، قرار است چه پاسخی دریافت کنیم؟

پاسخ تمام این سوالات را در این مقاله می‌خوانید؛ تا انتها با ما همراه باشید.

چرا باید با اساتید مکاتبه کنیم؟

ابتدا اجازه بدهید یک موضوع را روشن کنیم، همه متقاضیان اپلای نیازی به مکاتبه با اساتید خارجی ندارند.

هدف از مکاتبه این است که شانس خود را برای دریافت پذیرش از یک دانشگاه و حتی دریافت فاند تحصیلی بالا ببرید.

چه کسانی به مکاتبه با اساتید نیاز دارند؟

بله، بالاتر گفتیم که همه به مکاتبه با اساتید نیاز ندارند!

برای درخواست و پذیرش در دانشگاه‌های آمریکای شمالی (ایالت متحده و کانادا) در مقطع ارشد و دکتری، باید با یک استاد مکاتبه داشته باشید.

اگه دانشگاه رنک بالایی داشته باشد، معمولا پذیرش دانشجوها از طریق فلوشیپ‌هاست و استاد نمی‌تواند نقش خاصی در پذیرش یک نفر داشته باشد؛ تنها نقش او می‌تواند توصیه شما باشد چون در نهایت تصمیم با ادمیشن کامیتی است.

ادمیشن کامیتی یک گروه است که مسئول ارزیابی درخواست‌های پذیرش و تصمیم‌گیری نهایی هستند.

افرادی که قصد دارند برای مقطع ارشد و دکتری در استرالیا اپلای کنند هم به مکاتبه با اساتید دانشگاه نیاز دارند.

نکته! در صورتی که اپلای برای ارشد مستر بای ریسرچ باشد. در این دوره که به آن MRes هم گفته می‌شود، آموزش‌های لازم جهت فعالیت به عنوان محقق در اختیار دانشجو قرار می‌گیرد.

در اروپا برای مقطع ارشد نیازی به مکاتبه با اساتید نیست، اما در صورتی که بخواهید برای مقطع دکتری درخواست بدهید، به مکاتبه با اساتید نیاز پیدا خواهید کرد.

زمان مکاتبه موثر

یک مکاتبه موثر بین 9 تا 12 ماه قبل از شروع ترم موردنظر خود شروع کنید، برای مثال، اگر می‌خواهید پاییز سال 1403 درس شما آغاز شود، باید از زمستان 1402 مکاتبات را آغاز کرده باشید.

آیا داشتن مدرک زبان در زمان مکاتبه با استاد اهمیت دارد؟

این سوال بسیاری از دانشجویان است. آیا قبل از دریافت مدرک زبان، مکاتبات را شروع کنم؟ یا بعد از دریافت آن اقدام کنم؟

پاسخ این سوال بستگی به چند مورد دارد، قرار است چه زمانی در آزمون شرکت کنید؟ اگر امتحان خود را در اواخر تابستان و یا اوایل پاییز می‌‌دهید، بهتر است بعد از داشتن نمرات خود، مکاتبه را شروع کنید. مخصوصا اگر نمره زبان خوبی خواهید داشت و تاثیر مثبتی در افزایش شانس شما در پذیرش دارد.

اما اگر امکان این را ندارید که امتحان خود را در اوایل پاییز بدهید و باید تا اواخر پاییز یا اوایل زمستان صبر کنید، فرصت کافی برای شروع فرآیند مکاتبه با استاد نخواهید داشت. پس پیشنهاد این است که بدون مدرک زبان شروع کنید.

پس در رزومه خود تاریخ احتمالی دریافت مدراک و نمرات خود را بنویسید؛ سعی کنید تا جای ممکن به دیگر مهارت‌ها و دستاوردهای خود بپردازید.

نحوه جستجوی اساتید برای اپلای

حالا که درباره اهمیت مکاتبه با استاتید خارجی خوانید، لازم است روش‌های جستجوی اساتید برای مکاتبه را نیز بدانید.

🔵 در اولین قدم، سراغ اساتید خود بروید؛ ممکن است استادهای خود شما هم خارج از کشور تحصیل کرده باشند و با دانشگاه‌ها و حتی اساتید خارجی در ارتباط باشند.

می‌توانید از دانشجوهایی که تجربه مهاجرت و اپلای تحصیلی دارند نیز کمک بگیرید.

🔵 راه دوم، جستجو در مقالات علمی مختلف در حیطه تحصیلی یا موردعلاقه شماست. رزومه دقیق نویسنده این مقالات را در سایت‌هایی مثل گوگل اسکالر پیدا کنید تا اطلاعات بیشتری از آن‌ها پیدا کنید؛ این اطلاعات در ادامه به دردتان می‌خورد.

🔵 سایت‌ها و پایگاه‌های علمی، دیگر گزینه روی میز است! پایگاه‌هایی مثل ریسرچ گیت، گوگل اسکالر و … که اعتبار بالایی دارند را بگردید. در این سایت‌ها با کمی جستجو به‌سادگی به فهرستی از اساتید در حیطه موردنظرتان دسترسی خواهید داشت.

وب‌سایت‌هایی وجود دارد که پوزیشن‌های دانشگاهی را بر مبنای گرایش و زمینه و لوکیشن ذخیره دارند. سر زدن به این سایت‌های هم خالی از لطف نیست. 👇

• studyincanada.com
• mastersportal.com
• phdportal.com
• findaphd.com

چطور یک ایمیل تاثیر گذار بفرستیم؟

از آنجایی که شما تنها متقاضی نیستید، درخواست شما در میان سیلی از ایمیل‌ها چطور قرار است توجه استاد موردنظر را جلب کند؟ چند نکته طلایی وجود دارد که باید رعایت کنید.

عنوان ایمیل برای مکاتبه با استاد خارجی

اینجاست که باید سعی کنید یک سابجکت و یا عنوان خوب برای آن بنویسید که در همان ابتدا، تاثیر خود را بگذارد.

این عنوان باید در کنار جذابیت و متفاوت بودن، از یک قالب خاص پیروی کند؛ معمولاً افرادی که ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنند، سعی می‌کنند با پوشه‌بندی ایمیل‌های ورودی، آن‌ها را مدیریت کنند. پس اگر از قالب مربوطه و کلمات کلیدی خاصی که برای اپلای و پذیرش است استفاده نکنید، ممکن است ایمیل شما وارد پوشه غلطی شده و به آن توجهی نشود.

سابجکت ایمیل شما باید حاوی اطلاعات مهمی در مورد درخواست شما باشد،  برای مثال:

• وضعیت شما چیست؟ دانشجوی فعلی یا دانشجوی آینده؟
• چه زمانی می خواهید برای پذیرش اقدام کنید؟
• سوالت چیست؟ آیا می توانید کل سوال خود را در 3 کلمه بیان کنید؟
• فوریت اطلاعات چیست؟
• موضوع مورد علاقه شما در تحقیقات دانشگاهی چیست؟

نکته مهم: سعی کنید آن را بیشتر شخصی‌سازی کنید؛ می‌توانید در سابجکت لاین به تحقیقات استادی که به او ایمیل می‌زنید اشاره کنید، در این حالت ممکن اس شخص توجه بیشتری به شما داشته باشد، چون رزومه او را خوانده‌اید!

متن ایمیل برای مکاتبه برای پذیرش

بخش مهم بعدی، متن ایمیل شماست.

قرار نیست قصه حسین کرد شبستری تعریف کنید، آن را مختصر و مفید نگه دارید.

دو تا سه پاراگراف برای متن ایمیل شما کافیست؛ نه آنقدر کلی بنویسید که خواننده را جذب نکند و نه آن قدر پر از جزئیات که باز هم باعث خستگی او شود.

پاراگراف اول شما باید شامل اطلاعاتی از خود شما باشد؛ دستاوردهای خود و بخش‌های چشمگیر رزومه خود را به‌صورت خلاصه در این بخش بیاورید. 👇

• نمرات و معدل بالا
• دانشگاه معتبر و خوب
• اختراعات و مقالات قوی منتشر شده

اگر دانشگاه شما رنک و رده‌بندی خوبی داشته باشد، می‌توانید لینکی از وب‌سایت‌هایی که رنکینگ دانشگاه‌ها در آن وجود دارد، گذاشته و این اشاره کنید که در این دانشگاه در حال تحصیل هستید و یا تحصیل کرده‌اید.

یک نکته جذاب! سایت‌های مختلف را جستجو کنید و هر کدام که رتبه دانشگاه شما در آن بهتر بود را قرار دهید. 😎

درباره معدل هم می‌توانید یک تریک خوب بزنید، اگر معدل شما عدد بالایی نیست، می‌توانید آن را نیز به صورت درصدی بیان کنید؛ برای مثال بنویسید معدل شما در 10 درصد ابتدایی لیست معدل کلاس است.

در پاراگراف دوم، توضیح می‌دهید که چرا دارید به این شخص ایمیل می‌دهید. رزومه او را بخوانید تا از تحقیقات و پروژه‌های او مطلع شوید.

اشاره کنید که به دلیل فلان تحقیق این استاد دوست دارید با او کار کنید. حتی از نتایج یا روش این تحقیق در پژوهش‌های خود استفاده کرده‌اید.

اینجا برای مثال نوشتم فلان تحقیق! در ایمیل باید به طور دقیق به ژورنال و سال انتشار آن اشاره کنید.

اینجا می‌توانید درباره پایان‌نامه و عنوان مقالات با کمی جزئیات صحبت کنید؛ مخصوصاً اگر مرتبط است.

در پاراگراف سوم دلیل اصلی نوشتن این ایمیل را می‌نویسید؛ می‌پرسید که آیا می‌توانید در گروه تحقیقاتی این استاد عضو شوید یا خیر.

این پاراگراف می‌تواند حالت سوالی داشته باشد یا یک درخواست محترمانه.

نمونه ایمیل برای مکاتبه با اساتید خارجی

در این بخش یک نمونه ایمیل برای شما گذاشته شده است؛ دقت کنید که قرار نیست از این نمونه به عنوان یک الگو استفاده کنید!

از آن برای نوشتن متن ایمیل خود الهام بگیرید ولی عیناً آن را کپی نکنید، چون شانس جلب توجه استاد را با نوشتن یک ایمیل خوب و واقعی، از دست می‌دهید.

Dear Dr. Smith,

I’m David Wu, a second-year biology major at UVa. In my introductory and upper-level coursework, I’ve developed a passion for science and am extremely interested in pursuing independent research as an undergraduate. An extensive research experience will greatly help me consolidate my future career choice.

I am personally greatly interested in the molecular biology of stem cells. Recently I read your 2022 paper on the role of microRNAs in the differentiation of muscle stem cells and became fascinated by your work. In particular, I found it amazing that microRNAs can alter the fate of a cell in such a profound way. If possible, I would love to start working on a long-term project in your lab beginning this summer.

Would you be available to meet sometime this week to discuss your research? I would also be happy to volunteer in your lab for a few weeks before we commit to anything to see if this is a good match. My transcript and resume are attached in case you are interested. I look forward to hearing from you!

Thank you,

David Wu

ابتدا این ایمیل را به فارسی بنویسید و نتیجه نهایی را ترجمه کنید، می‌توانید از خدمت ترجمه نامه استفاده کنید تا خیالتان از درستی همه موارد راحت باشد.

چه لینک‌ها و فایل‌هایی باید باید به ایمیل اضافه شود؟

اولین و مهم‌ترین فایل، فایل CV شماست. در یک مقاله به‌طور مفصل درباره نحوه نوشتن CV و خصوصیات آن صحبت کرده‌ایم؛ حتماً آن را بخوانید.

اگر مقاله چاپ‌شده‌ای دارید، می‌توانید فایل آن و یا حتی لینک دانلود را قرار دهید. حتی پروژه‌های ناتمام هم می‌تواند موثر باشد؛ یک فایل خلاصه از آن قرار دهید.

اگر سایتیشن و پابلیکیشن خوبی دارید، حتماً لینک گوگل اسکالر خود را قرار دهید.

ترجمه رسمی مدارک و ترجمه CV خود را فراموش نکنید، آن را به مترجمان حرفه‌ای بسپارید تا از بی‌اشکال بودن آن خیالتان راحت باشد.

از Email Tracker استفاده کنیم؟

خب، باید بگویم که این کار مانند شمشیر دولبه‌ است! افزونه‌هایی وجود دارد که با نصب آن‌ها می‌توانید بفهمید آیا ایمیل شما باز شده است یا خیر.

برخی اساتید نسبت به این حرکت دید منفی دارند و ممکن است اصلا جواب شما را ندهند، پیشنهاد ما این است که ریسک نکنید. 😁

پاسخ‌های احتمالی اساتید چه خواهد بود؟

خب حالا احتمال دریافت چه پاسخ‌هایی وجود دارد؟

🟢 قبول درخواست: در ایمیلی که دریافت می‌کنید از شما می‌خواهد برای مصاحبه آماده شوید. این یعنی رزومه قابل قبولی داشته و توجه استاد را جلب کرده‌اید.

🔵 درخواست اطلاعات بیشتر: ممکن است اطلاعات و یا مدارکی که ارائه کرده‌اید، کافی نباشد؛ دریافت این ایمیل نشانه خوبی است! این یعنی به اندازه‌ای رزومه شما برای او جذاب بوده که مایل به دریافت اطلاعات بیشتر و حتی همکاری با شماست.

ممکن است استاد از شما بخواهد یک سوال را حل کنید و یا درباره موضوع خاصی، یک دست‌نوشته ارائه دهید.

در این مواقع از استاد تشکر کرده و تلاش کنید که اطلاعاتی که از شما خواسته در اختیار او بگذارید.

🟡 پاسخ مبهم: اگر ایمیلی که دریافت کرده‌اید پاسخ واضح و مشخصی نباشد، نمی‌توان درباره دریافت پذیرش چندان مطمئن بود.

🔴 رد درخواست: معمولا به دو دلیل چنین ایمیلی دریافت می‌کنید: تکمیل ظرفیت و پر بودن تمام پوزیشن‌ها و یا عدم علاقه استاد به همکاری به شما.

در این حالت برای همکاری با این استاد پافشاری نکنید و شانس خود را برای پوزیشن‌های دیگر با اساتید دیگر، امتحان کنید.

سخن پایانی

امیدوارم این مقاله به شما کمک کرده باشد.

در فرایند اپلای روی کمک ما حساب کنید؛ ترنسیس یک پلتفرم ترجمه تخصصی است که خدمات ترجمه را با بهترین کیفیت و تضمین بازگشت وجه به شما ارائه می‌دهد!

از ترجمه مقاله و گزارش پارافریز گرفته تا استخراج مقاله و چاپ فوری مقاله علمی در ژورنال‌های بین‌المللی! برای مشاوره با کارشناسان ما صحبت کنید.

سعی کردیم پاسخ تمام سوالات احتمالی شما را بدهیم؛ اما اگر هنوز سوالی دارید، حتماً در کامنت‌ها از ما بپرسید.

مشتاقانه منتظر نظرات شما هستیم. 😎