نامه اداری یک متن رسمی (فرمال) است که معمولاً برای شرکت­‌ها، مؤسسات و کارمندان ارسال می‌­شود. برای نوشتن این متن­‌های رسمی باید اصول و قواعد بخصوصی را رعایت کنیم. در مقابل نامه اداری، نامه­‌های غیررسمی هستند که برای خانواده و دوستان ارسال می‌­شود که قوانین خاصی برای نوشتن آن‌ها وجود ندارد. با این حال که امروزه ارسال نامه الکترونیکی (ایمیل) راه سریع و راحتی برای برقراری ارتباط است، اما هنوز نامه اداری کاغذی برای ارسال اطلاعات مهم استفاده می‌­شود.

نوشتن نامه اداری بر خلاف تصور بسیاری، کار دشواری نیست. به طور کلی زبان پیچیده‌­ای در این متن­‌های رسمی به­‌کار نمی‌­رود. در نوشتن نامه اداری تلاش می­‌کنیم با پرهیز از زیاده‌­گویی، حرفمان را صریح و مستقیم به خواننده منتقل کنیم.

حالا وقت آن رسیده که اصول نامه نگاری انگلیسی و تمام نکاتی که برای نوشتن یک نامه­ اداری نیاز دارید را فرا بگیرید؛ نگران نباشید اگر حوصله یادگرفتن این همه مطلب را ندارید، چند نمونه نامه اداری آماده هم برایتان آورده‌ایم که به راحتی بتوانید آن­‌ها را دانلود و متناسب با متن نامه اداری خودتان ویرایش کنید. بریم سراغ یادگیری!

اصول نامه­ نگاری انگلیسی چیست؟

نامه ­نگاری انگلیسی لحن خودمانی و محاوره‌­ای که بیشتر در ایمیل­‌ها دیده می­‌شود، ندارد؛ بیشتر حالت تخصصی و کمی دوستانه دارد. جملات و حرف­‌ها شفاف و واضح هستند و از دوپهلو نوشتن در آن خودداری می‌شود! حرف‌­های مهم باید در ابتدای نامه به صورت مختصر و مؤثر بیان شود.

می­‌توانیم در هنگام نگارش، کلمات یا عبارات مهم را بولد یا هایلایت کنیم تا تاثیرگذاری بیشتری داشته باشد. معمولاً فونت انگلیسی در نامه‌نگاری‌­های رسمی فونت Times New Roman با سایز 12 است. برای مشخص‌کردن هر پاراگراف، می­‌توانید بین آن­‌ها یک خط فاصله بگذارید و یا خط اول پاراگراف جدید را مقدار کمی جلوتر شروع کنید؛ به مثال زیر توجه کنید:

I am writing to inquire about the Shadab fitness sports club. I am a first-year student at Western College, and I have discovered that my college does not provide any sports facilities for the student.                                                                                                                                                                       Firstly, I wonder if you could possibly give me a small overview of the facilities which are available to the members.
I am writing to inquire about the Shadab Fitness sports club. I am a first-year student at Western College, and I have discovered that my college does not provide any sports facilities for the student.                                                                                                                                                               Firstly, I wonder if you could possibly give me a small overview of the facilities which are available to the members. 2  

لطفا برای محکم‌کاری از هر دو روش­ استفاده نکنید!

خب حالا کمی جلوتر بریم! چه بخش‌­هایی در نامه وجود دارد؟ چه چیزهایی باید بنویسیم و چگونه یک نامه اداری اصولی، استاندارد و فوق‌العاده داشته باشیم!

نوشتن نامه اداری

هفت عضو اصلی نامه رسمی انگلیسی

نامه‌­های اداری بسته به هدف و مخاطبی که دارند می‌­توانند اجزای مختلفی داشته باشند. اما تقریباً همه نامه‌های اداری یک سری اجزای ثابت دارند. در ادامه این اجزاء را بررسی خواهیم کرد.

  • موضوع: اصلی­‌ترین بخش! (Subject line)

نامه اداری با هر هدفی که نوشته شود، باید همان ابتدا موضوع به صورت کاملاً شفاف و دقیق بیان شود. به عنوان مثال: موضوع نامه می‌تواند پیام تبریک و یا تبلیغ یک محصول، شکایتی از یک اتفاق و یا پیشنهاد خاصی باشد. اگر موضوع و هدف نامه مشخص نباشد، احتمال برداشت اشتباه و یا ردشدن نامه زیاد می­‌شود. لطفاً موضوع نامه را با وسواس زیادی انتخاب کنید!

  • اطلاعات تماس: چطور با شما در ارتباط باشند؟ (Contact information)

در یک نامه اداری حتماً اطلاعات تماس شامل: نام کامل، شماره تماس، آدرس و ایمیل اشاره شود. این اطلاعات معمولاً در بالای صفحه می‌آیند و در زیر آن اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ قرار می‌گیرد. اگر فرد گیرنده بخواهد جواب نامۀ شما را بدهد باید اطلاعات تماس شما را داشته باشد. پس این قسمت را فراموش نکنید!

  • سلام و احوال پرسی: بدون سلام هم مگه می‌­شه نامه نوشت؟! (Greeting)

در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام به خواننده داشته باشیم. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را به درستی بنویسید. در واقع این همان Heading است. مانند: Dear Mr. Johnny. برای آقایان از پیش­وند Mr. استفاده می­‌کنیم اما برای بانوان پیش­وندها کمی پیچیده­‌تر می­‌شود. برای بانوان متاهل از Mrs. و برای بانوان دوشیزه از Miss استفاده می‌­کنیم؛ اما اگر اطلاعی از وضعیت تاهل نداشته باشیم چه کار کنیم؟ پیش­وند Ms. برای این مواقع ساخته شده است که هم برای خانوم مجرد و هم متاهل کاربرد دارد. حال اگر نام فرد گیرنده نامه را نمی­‌دانید، عناوین به کمک ما می‌­آیند. عناوین شغلی یا عناوین ویژه­‌ای مانند: دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen.، لرد Lord و بانو Lady.

  • مقدمه کوتاه: شروعی جذاب! (A brief introduction)

داشتن یک مقدمه کوتاه، نه تنها مؤدبانه است بلکه می‌تواند نظر مخاطب را به خود جلب کند. به قول معروف گربه را دم حجله بکش! اینکار می­‌تواند با جملات مؤدبانه و یا آرزوی سلامتی انجام شود.

  • هدف اصلی از نوشتن نامه: وقتشه کامل توضیح بدی! (The main purpose of the letter)
حتما بخوانید:
فریلنسری: زندگی یک مترجم موفق ترنسیسی

حالا رسیدیم به بدنه اصلی نامه. این بخش، متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان می‌دهد. متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد چون قطعاً خوانندۀ نامه را خسته می‌کند؛ بنابراین، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را بیان کنید.

  • پایانِ نامه: هرچیزی پایانی هم دارد! (Closing)

همیشه در پایانِ نامه برای قدردانی جمله‌ای نوشته می‌شود. بعضی عباراتِ پایانی رسمی و برخی دیگر غیررسمی هستند. باید توجه داشت که حرف اول این عبارات باید با حرف بزرگ نوشته شده باشند. کمی پایین‌تر انواعی از این عبارات را بررسی می­‌کنیم.

  • امضا: یک امضای زیبا مُهرِ پایانِ نامه! (Signature)

در پایان نامه معمولاً امضای ارسال‌کننده که شامل نام فرستنده نامه است، آورده می‌شود. اشاره به نام خود در پایانِ نامه کافی است. امضا بهتر است با قلمی با جوهر مشکی زده شود.

اصول نوشتن نامه اداری چیست

عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ اداری انگلیسی

راه‌­های زیادی برای ارتباط با دوستان و نزدیکانمان وجود دارد. ایمیل، چت در شبکه‌­های اجتماعی، پیامک و … . در این روش‌­ها به زبان ساده جملات را می‌­نویسید و برای آن­‌ها ارسال می­‌کنید. بارها و بارها برای دوستان خود نامه می­‌نویسید و جواب دریافت می­‌کنید، بدون اینکه به قالب نامۀ نوشته‌شده دقت کنید.

اما در نامه اداری رسمی عبارات و اصطلاحات خاصی استفاده می‌­شود که در ادامه به صورت دسته‌بندی‌شده آن­‌ها را بررسی می­‌کنیم. گاهی حتی متبحرترین افراد در زبان انگلیسی نیز از نوشتن نامه اداری و رسمی خودداری می­‌کنند! در نوشتن نامه اداری دانش گرامری و گسترۀ وسیع دایره واژگان کافی نیست؛ بنابراین، باید از قالب­‌های پرتکرار و استاندارد نامه اداری استفاده کنیم؛ باید در حداقلِ کلمات و جملات، حداکثر مفهوم را به مخاطب منتقل کنیم. در ادامه یک عالمه اصطلاح پرتکرار آورده‌ایم، آن‌ها را از دست ندهید!

Dear Mr. AndersonDear Ms. Nickerson Dear SirDear SirsDear MadamDear Sir or MadamGentlemen Salutation
سلام و تعارفات
We are writing to inform you that … to confirm … to request … to enquire about …I am contacting you for the following reason. I recently read/heard about … and would like to know …Having seen your advertisement in …, I would like to …I would be interested in (obtaining/receiving) …I received your address from …      and would like to   …I am writing to tell you about … Starting
آغاز نامه  
Thank you for your letter of March 15 …Thank you for contacting us. In reply to your request …Thank you for your letter regarding …With reference to our telephone conversation yesterday Further to our meeting last week …It was a pleasure meeting you in London last month. I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo. I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . . Referring to previous contact
اشاره‌کردن به تماس‌­های قبلی  
We would appreciate it if you would …I would be grateful if you could…Could you please send me . . .Could you possibly tell us/let us have…In addition, I would like to receive …It would be helpful if you could send us …I am interested in (obtaining/receiving…)I would appreciate your immediate attention to this matter. Please let me know what action you propose to take. Making Request
درخواست کردن  
We would be happy to …Would you like us to …We are quite willing to …Our company would be pleased to … Offering
پیشنهاد دادن  
We are pleased to announce that …I am delighted to inform you that …You will be pleased to learn that … Giving Good News
دادن خبر­خوش
جواب مثبت به پیشنهادات
We regret to inform you that …I’m afraid it would not be possible to …Unfortunately we cannot/we are unable to …After careful consideration, we have decided (not) to … Giving Bad News
دادن خبر­ بد
عدم قبول پیشنهاد
I am writing to express my dissatisfaction with …I am writing to complain about …Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. We regret to inform you that our order n°— is now considerably overdue. I would like to query the transport charges which seem unusually high. Complaining
شکایت
اعتراض‌کردن
We are sorry for the delay in replying …I regret any inconvenience caused would like to apologize for (the delay/the inconvenience) …Once again, I apologize for any inconvenience. Apologizing
عذر­خواهی کردن
Thank you for your quotation of …We are pleased to place an order with your company for …We would like to cancel our order n°…Please confirm receipt of our order.I am pleased to acknowledge receipt of your order n°…Your order will be processed as quickly as possible. It will take about (three) weeks to process your order. We can guarantee delivery before …Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock. Orders
سفارشات
Please send us your price list. You will find enclosed our most recent catalog and price list. Please note that our prices are subject to change without notice. We have the pleasure of enclosing a detailed quotation. We can make you a firm offer of …Our terms of payment are as follows : Prices
قیمت­‌ها
Our records show that we have not yet received payment of …According to our records …Please send payment as soon as possible. You will receive a credit note for the sum of … Referring to Payment
اشاره به پرداخت سفارشات  
I am enclosing …Please find enclosed …You will find enclosed … Enclosing Documents
ضمیمه‌کردن اسناد  
If we can be of any further assistance, please let us know if I can help in any way, please do not hesitate to contact me if you require more information …For further details …Thank you for taking this into consideration thank you for your help. We hope you are happy with this arrangement. We hope you can settle this matter to our satisfaction. Closing Remarks
نکات پایانی
We look forward to a successful working relationship in the future we would be (very) pleased to do business with your company. I would be happy to have an opportunity to work with your firm Referring to Future Business
ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده
I look forward to seeing you next week looking forward to hearing from you I look forward to meeting you on the 15thI would appreciate a reply at your earliest convenience. An early reply would be appreciated. Referring to Future Contacts
ابراز امیدواری از ارتباطات بیشتر در آینده
Sincerely,  …   {Yours sincerely, } (for all customers/clients)Sincerely yours, }Regards, (for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.) Ending Business Letters
تمام‌کردن نامه‌های تجاری
حتما بخوانید:
سیر تا پیاز گردشگری سلامت (Medical Tourism): چرا گردشگری سلامت مهم است؟

نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی: نکات + نمونه استاندارد

قبل از بررسی یک نمونه نامه اداری، مروری بر نکات اصلی نگارش نامه داشته باشیم.

  • همیشه در آغاز نامه رسمی به زبان انگلیسی دلیل نوشتن را مطرح کنید. برای مثال اگر هدف شما از نوشتن نامه تقاضایی برای کسب اطلاعات از فرد گیرنده است، می‌توانید نامه را با عبارات زیر شروع کنید:

I am writing to inform you about …

I am writing to ask/ inquire about …

  • استفاده از عبارات تشکرآمیز در نامه‌های رسمی بسیار رایج بوده که البته استفاده از این عبارات، بیشتر مربوط به زمانی است که شما در پاسخ به نامه کسی دیگر نامه می‌نویسید، می‌خواهید قدردانی خود را نسبت به یک مصاحبه کاری نشان دهید و… . برای مثال:

Thank you for your letter of (date) inquiring about …

We would like to thank you for your letter of (date) asking for information about …

و اگر درخواست کار دیگری از گیرنده نامه دارید، می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:

I would be grateful if you could …

Would you mind …

Would it be too much to ask that …

  • بخش انتهای نامه باید حس تمام‌شدن را به خواننده منتقل کند. استفاده از عباراتی که نشان بدهد شما مشتاق به دیدار مجدد با فرد هستید هم در این بخش رایج است. به عبارات زیر توجه کنید:

I look forward to meeting / seeing you

I look forward to meeting you next week

  • پس از نوشتن بخش انتهایی نامه می‌توان از عبارات زیر استفاده کرد:

Yours faithfully,

Yours sincerely,

عبارات فوق در حقیقت مُهری بر اتمام نامه هستند. همچنین بعد از استفاده از این عبارات باید نامه را بصورت دستی امضا کنید. نام شما به عنوان فرد فرستنده نیز باید پس از امضا موجود باشد.

نامه تجار یانگلیسی - نامه اداری رسمی

نامه درخواست وقت ملاقات به چه صورت نوشته می‌­شود؟

مواقعی پیش می­‌آید که می­‌خواهید نامه‌­ای به فردی یا شرکتی بنویسید که نام آن فرد را هم دقیق نمی‌­دانید، اما قرار است زمان ملاقات را هماهنگ کنید. این مدل از نامه‌­ها تفاوت کوچکی با نامه اداری دارد که اینجا به آن می­‌پردازیم. نامه درخواست وقت ملاقات نیز باید کوتاه و مختصر نوشته شود؛ بخاطر داشته باشید که هنگام نگارش آن از نوشتار خودمانی خودداری کنید! ابتدا باید درباره فردی که برای آن نامه ارسال می­‌کنید تحقیق کرده و اهداف جلسه را برای آن فرد کاملاً واضح در نامه ذکر کنید. الصاق برخی از اسناد و مدارکی که درباره هدف جلسه باشد می‌­تواند مفید واقع شود. در انتها می‌­توانید اشاره کوچکی به تجربیات و موفقیت­‌های خود درباره همان زمینه داشته باشید.

این نامه باید شامل مکان و تاریخ دقیق ملاقات باشد. دلایل ملاقات به طور خلاصه ذکر شود. طول مدت جلسه پیشنهاد شود و در انتها ذکر شود که آن فرد یا شرکت در ملاقات با شما چه چیزی به دست می‌­آورد.

یک نمونه نامه اداری استاندارد

یک نمونه واقعی نامه اداری را اینجا برای شما آورده‌ایم. این نامه دانشگاه برای قبولی دانشجو، به او ارسال شده است. جزوه‌­ای که تا الان یادداشت کردید را بررسی کنید و تلاش کنید قسمت­‌های مختلف این نامه را مشخص کنید.

December 24, 2018

Mr. Smith Jackson

2384 Privet Drive

Washington 33111

Dear Mr. Jackson:

Congratulations! You have been admitted to Washington State University as a WSU Online student for the fall semester 2019. On behalf of the faculty and staff, I want you to know how pleased we are that you have chosen to become part of the Washington State University community.

حتما بخوانید:
چرا ترجمه گوگل‌ ترنسلیت مفید نیست؟

At this time, we are holding a space for you in the upcoming class, and you do not need to confirm your attendance with a deposit.

Students admitted to WSU Online must complete an online advising orientation prior to being allowed to register for classes. Your WSU Online academic advisor will be sending you a welcome packet soon with information about how to access the orientation.

Again, congratulations, and welcome to Washington State University.

Sincerely,

Daniel Clarkson

Director of Admissions

Signature

نامه نگاری به سبک امریکن و بریتیش چه تفاوتی با هم دارند؟

مگه اصلا تفاوتی هم دارند؟ خب واقعیت این است که بله تفاوت­‌های اندکی دارند. جدول زیر توضیح مختصر این تفاوت­‌ها است. درنظر داشته باشید که رعایت این نکات جزئی، به رسمی­‌تر و با­کیفیت‌­ترشدن نامه کمک بسزایی می­‌کند. اما اگر حوصله یادگیری این مطالب را ندارید می‌­توانید این بخش را نادیده بگیرید و از قالب­‌هایی که در ادامه برایتان آماده کردیم، استفاده کنید.

  American Style                            British Style                               
Heading         According to the format but
usually aligned to the left
The heading is usually placed
in the top right corner of the letter
(sometimes centered)
 Date October 19, 2005 (month-day-year)
According to the format but usually
aligned to the left two lines below the heading)
19 October 2005 (day-month-year)
Usually placed directly (or 1 blank line)
below the heading.
 Salutation Dear Mr. /Ms. Smith:
Dear Sir or Madam:
Gentlemen:
After the salutation there is a colon (:)
Dear Mr./Ms. Smith,
Dear Sir or Madam,
Dear Sirs,
After the salutation there is a comma (,)
Complimentary close Sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly,
Sincerely,
Yours sincerely,
Yours faithfully,

دانلود نمونه آماده نامه اداری

وقتشه به قولی که دادیم عمل کنیم! نمونه نامه اداری را با فرمت­‌های مختلفی آماده کرده‌ایم که می­‌توانید دانلود کنید و به دلخواه خودتان آن‌ها را ویرایش کنید:

ارسال نامه رسمی از طریق ایمیل

با پیشرفت سریع تکنولوژی بسیاری از نامه­‌های اداری از طریق ایمیل فرستاده می‌­شوند. معمولا از ارائه‌دهندگان سرویس‌های ایمیلی مانند: yahoo ،Hotmail و Gmail برای این هدف استفاده می­‌شود. در واقع شما با ورود به هر یک از این سیستم­‌های ارائه ایمیل، برای خود صندوق پستی می­‌سازید و می­‌توانید وارد صفحه نوشتار نامه شده و با واردکردن آدرس ایمیل مخاطب، نامه‌­ایی ارسال کنید.

چند نکته کاربردی برای نوشتن ایمیل خوب

پیام‌­هایی هم که در ایمیل در قالب یک نامه اداری فرستاده می­‌شوند از فرمت نامه‌­های اداری و رسمی پیروی می­‌کنند، مثلا: Dear Mr. در ابتدا و Thanks & Regards و مثل آن در پایان ایمیل استفاده می‌­شود.

نامه اداری که در ایمیل ارسال می­‌کنید چند بخش دارد. در بالای هر ایمیل عبارت From قرار دارد که ارسال‌کننده ایمیل را مشخص می­‌کند، یک خط پایین­‌تر، دریافت‌کننده ایمیل است که با عبارت to مشخص می‌­شود. آدرس ایمیل کسی که رونوشت نامه را دریافت می‌کند با (cc (carbon copy مشخص شده است. همچنین، در صورتی که بخواهید گیرنده ایمیل شما نداند چه افراد دیگری رونوشت نامه را دریافت می‌کنند از سطر (bcc (blind carbon copy استفاده کنید. تاریخ تنظیم ایمیل، موضوع ایمیل (Subject)، متن پیام و در نهایت نام امضاکننده و اطلاعات تماس فرستنده ایمیل در آخر ایمیل می­‌آید.

در نوشتن چنین نامه های اداری که از طریق ایمیل فرستاده می‌­شوند همیشه ابتدا پیش‌نویسی از آن را تهیه کنید و سعی کنید با مرور چندباره، آن عبارات غیرضروری را حذف و اصل مطلب را بیان کنید. پاراگراف اولِ پیام، نقشِ مهمی دارد پس سعی کنید تا اولین پاراگراف را به بهترین شکل بنویسید؛ این کار باعث تأثیر مثبت در خواننده می‌شود.

پاراگراف میانی نقشی تعیین‌کننده دارد و معمولاً سوالاتی را که شما قرار است مطرح کنید، در برمی‌­گیرد. اهمیت پاراگراف آخر هم کمتر از دیگر پاراگراف‌ها نیست و در صورتی که شما در پاراگراف اول از فرستنده نامه تشکر نکرده‌­اید حتماً در پاراگراف آخر، تشکر خود را بیاورید و همیشه در انتهای نامه از عباراتی استفاده کنید که نشان دهد منتظر پاسخ از جانب او هستید.

نوشتن نامه استاندارد اداری

و اما کلام آخر!

پس از مطالعه این مقاله شما آماده­­­اید که نامه اداری خود را بنویسید. یک بار دیگر تعاریف را بخوانید و بخش‌­های مختلف نامه را بررسی کنید. نامه اداری، که به عنوان نمونه پیش­تر مطالعه کردیم، را بار دیگر بخوانید. سپس اولین نامه خود را برای شرکتی که می‌خواهید در آن استخدام شوید بنویسید. (این نامه می­‌تواند اهدافش فرضی باشد) سپس نامه خود را با مطالبی که توضیح دادیم بررسی کنید. با این روش می­‌توانید از پس نوشتن یک نامه ­اداری بربیایید و اگر هم نیاز به یک نامه­ بی‌نقص و تخصصی در این زمینه داشتید، سری به سایت ترنسیس بزنید.

امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. خوشحال می­‌شویم که نظرتان را در بخش نظرات بنویسید.