13 دلیل سکوت سازمانی چیست؟ + راهکار طلایی

برخی فکر می‌کنند اگر همه کارمندان و هم‌تیمی‌هایشان در سکوت کار خود را انجام دهند، یعنی مسیر کسب و کارشان درست است و هیچ ایرادی وجود ندارد! خب باید بگویم کاملاً برعکس است.

سکوت سازمانی از فاجعه‌بار ترین‌ اتفاقاتی است که می‌تواند در یک شرکت پیش بیاید.

اما خب دلیل آن چیست و کجای کار می‌لنگد؟ چرا کارمندها جوری رفتار می‌کنند انگار شتر دیدن اما ندیدن؟ نکنه توطئه‌ایی برام چیدن؟ 😱 و در نهایت چه راهکارهایی داریم؟

پاسخ تمام این سوالات در این مقاله آورده شده؛ تا انتها با ما همراه باشید.

 اهمیت مقابله با سکوت سازمانی

زمانی که شما نمی‌دانید کدام عملکرد در شرکت‌تان ضعیف است پس چطور می‌توانید آن ضعف را برطرف کنید؟! از چه کسانی وضعیت موجود را می‌پرسید؟

همانطور که می‌دانید بهترین افرادی که می‌توانید از آن‌ها اطلاعات واقعی را دریافت کنید، کارمندان شما هستند. کارمندان به دلیل اینکه در دلِ همان شرایط کار می‌کنند، بهتر از هر کسی راه و چاه را می‌‌دانند. حالا فرض کنید کارمندان نسبت به مشکلات به‌ وجود آمده بی‌تفاوت باشند و به روی خودشان نیاورند، شک نکنید خسارت‌های جبران ناپذیری به شما و شرکت‌تان وارد می‌شود.

علاوه بر این، همین بی‌تفاوتی کارمندان باعث کاهش کیفیت عملکرد آن‌ها و در نتیجه ضررهای مالی و حتی معنوی! می‌شود.

اما نگران نباشید! اگر مدیر یک کسب‌وکار هستید و می‌خواهید دلایل سکوت سازمانی و راهکارهای هر کدام را به خوب یاد بگیرید، حتما تا انتهای مقاله همراه ما باشید. 😊

برای اینکه بهتر بتوانید دلیل واکنش فرد مقابل را درک کنید، همیشه سعی کنید خودتان را جای او بگذارید و از عینک او به داستان نگاه کنید. در ادامه سکوت سازمانی را از دید کارکنان بررسی می‌کنیم.

 چرا کارمندان سکوت می‌کنند؟

در این بخش اصلی‌ترین دلایل سکوت کارمندان را داریم:

از نادیده گرفته شدن ایده‌ها و نظراتم می‌ترسم

حتی بعضی سازمان‌ها با عملکردهای بالا با نادیده گرفته شدن ایده‌ها دست و پنجه نرم ‌می‌کنند. تجربیات بد قبلی سرپرست ضعیف سابق‌شان یا کسی که نسبت به گزارشات بی‌اهمیت بوده‌، باعث سکوت آن‌ها می‌شود. همانطور که در مقاله چگونه یک تیم موفق بسازیم اشاره کردیم، چیزی به نام ایدۀ احمقانه وجود ندارد.

تصور کنید در مورد موضوعی چند بار نگرانی خود را مطرح می‌کنید؛ اما نه مورد توجه قرار می‌گیرید و نه آن تایید می‌شود؛ طبیعتا دیگر آن را ابراز نمی‌کنید و به عبارتی پشت دستتان را داغ می‌کنید!‍‌‌

وقتی شما به عنوان مدیر، گفته‌های کارمندان را نادیده می‌گیرید، حتی افرادی که اعتماد به نفس بالا و شجاعت در صحبت کردن دارند، دلسرد می‌شوند.

اصلا چرا ایده‌هایشان را به اشتراک بگذارند وقتی می‌دانند کسی به آن‌ها اهمیت نمی‌دهد؟!

همین بی اهمیتی و ساده گذشتن از کنار ایده‌های کارمندان، انگیزه آن‌ها را از بین می‌برد؛ و همانطور که می‌دانید وقتی برای کاری انگیزه‌ نداشته باشید، زودتر خسته می‌شوید.

از طرف دیگر کارمندان شما روح‌شان خبر ندارد که شما به دنبال ایده‌هایشان هستید، پس سکوت می‌کنند.

راهکار: شما به عنوان الگوی سازمان از بازخورد، به گرمی استقبال کنید. در جلساتی که برگزار می‌کنید مرتبا از آن‌ها گزارشات و نظرات آن‌ها را بخواهید.

این موضوع جزء وظایفم نیست

بعضی اوقات ممکن است به عنوان کارمند به مشکلی در بخش دیگری پی ببرید. شما وظیفۀ خود را تمام و کمال انجام داده‌اید اما این مشکل به دلیل سهل انگاری یا کم توجهی افراد دیگر است. پس حتما با خودتان می‌گویید به من مربوط نیست؛ دلیلی نداره نگران باشم. بخش‌های مربوط به آن حوزه مسئول هستند!

راهکار: شما در جایگاه رهبر سازمان، وظیفه دارید فرهنگ بنیادی «صحبت کردن» را بین همه کارکنان کامل جا بیندازید.

راه برای تشویق صحبت کردن 👇

🔹 به آن‌ها بگویید می‌خواهید بازخورد داشته باشید: نشان بدهید بازخوردشان برای شما اهمیت دارد.

🔹 شنوندۀ خوبی باشید: اصول اولیه گوش دادن را تمرین کنید؛ مثلا با تکرار قسمت‌های مهم مکالمه، آن‌ها را به صحبت کردن دعوت کنید.

🔹 پرسشگر باشید: توضیح دهید که ایده‌های آن‌ها برای شما مهم است و به آن‌ها به‌عنوان یک فعالیت قابل‌اجرا نگاه می‌کنید؛ با سوال پرسیدن در مورد ایده‌های مطرح شده آن‌ها را به چالش بکشید.

🔹 در دسترس باشید: با در دسترس بودن (ایمیل، تلفن یا حضوری)، بازخوردشان را تشویق کنید.

🔹 ارتباط موثر برقرار کنید: ارتباط مهم‌ترین رکن یک تیم (سازمان) موفق است. اقداماتی مثل معرفی کارمندان به یکدیگر، جلسات، آموزش‌ها و ارزیابی‌ها به شما کمک می‌کند.

🔹 به آن‌ها احساس امنیت بدهید: افراد زمانی که احساس ناامنی می‌کنند، حالت دفاعی به خود می‌گیرند. سعی کنید مکالمه را با اطمینان دادن در مورد حسن نیت‌تان شروع کنید. یادتان باشد وقتی شما با افراد با احترام برخورد می‌کنید، به انگیزه درونی شما اعتماد می‌کنند؛ در نتیجه شیش دنگ حواسشان به موضوع جمع می‌شود؛ حتی اگر موضوع ناخوشایند باشد.

🔹 فکر خود را معکوس کنید: بسیاری از ما با در نظر گرفتن خطرات تصمیم می‌گیریم صحبت کنیم یا نه. کسانی که در گفت‌وگو تجربه زیادی دارند، هرگز به خطرات صحبت کردن فکر نمی‌کنند؛ بلکه به خطرات 🔹 صحبت نکردن فکر می‌کنند. با این معکوس ساده به راحتی می‌توانید به مراتب بیشتر گفت‌وگو کنید.

🔹 احساسات خود را تغییر دهید: دلیل اینکه مکالمات ما اغلب ضعیف پیش می‌رود این است که عصبی هستیم. به جای اینکه خوب گوش کنیم سریع واکنش نشان می‌دهیم. مدیران موفق فقط برای بیان نظر خودشان گفت‌وگو نمی‌کنند؛ بلکه گفت‌وگو می‌کنند تا یاد بگیرند. سعی کنید قبل از هر واکنشی، ذهن خود را باز کنید و از گفته‌های دیگران برای تقویت  مهارت‌های خود استفاده کنید.

همه عملکردهای مدیرم همیشه درست و بجاست

بیشتر افراد فکر می‌کنند که گزارشات آن‌ها ممکن است اقتدار مدیر و نحوه مدیریت او را زیر سوال ببرد؛ یا به «توافق همیشگی با رئیس» در هر شرایطی باور داشته باشند حتی به اشتباه!🤦

راهکار: بجای بها دادن به رفتارهای چابلوسانه، نقش بازخورد را در موفقیت سازمان برای ‌آن‌ها روشن کنید.

اگر حجم کارم افزایش پیدا کرد چه؟

انتظار کارمندان از حجم کاری‌ خود بر اساس ساعت کاری و نوع شغل‌شان شکل می‌گیرد؛ در نتیجه  با اشتراک گذاشتن نظرات و ایده‌ها، احتمال حجم کار سنگین وجود دارد.

قرار گرفتن در حجم کار زیاد، می‌تواند منجر به اختلالات خواب، وخیم شدن سلامت روان و کاهش عملکرد شود.

راهکار: در مورد حجم کاری با کارمندان خود به توافق برسید. اگر در مواقعی حجم کاری‌شان زیاد شد، پاداشی به آن‌ها اختصاص بدهید.

اعتماد به نفس برای اشتراک‌گذاری ندارم

طبق نظرسنجی‌های انجام شده در میان کارمندان، 40 درصد از پاسخ‌ دهندگان از اشتراک گذاشتن ایده‌های خود احساس اطمینان ندارند؛ البته جای تعجبی هم ندارد وقتی مدیران تاکید می‌کنند که سرشان پایین باشد و فقط کارشان را انجام بدهند. همین!

مگه ماشین یا رباته؟!

مهارت‌های ارتباطی موثری ندارم

هیچ کس با مهارت‌های ارتباطی عالی متولد نمی‌شود! ممکن است بارها برای خودتان هم پیش آمده باشد که ندانید چطور افکار یا اطلاعات خود را ارائه بدهید. دقیقا مثل زمانی که می‌خواهید کنفرانس بدهید؛ شما مفهوم را کامل درک کرده‌اید اما در انتقال آن‌ها به مشکل برمی‌خورید.

کمبود اعتماد به نفس یکی از بزرگ‌ترین موانع ارتباط موثر است.

راهکار نکته این دو مورد: با انجام کارهای مثل برگزاری جلسات، استقبال از گزارشات و نگرانی‌هایشان و روشن کردن نقش‌ آن‌ها در موفقیت سازمان اعتماد به نفس و حس تعلق ‌آن‌ها را تقویت کنید.

نمی‌خواهم موقعیت شغلیم را از دست بدهم

هیچ کس نمی‌خواهد موقعیت شغلی خود را از دست بدهد؛ پس تعجبی ندارد که کارمندان از بروز نگرانی‌هایشان اجتناب کنند. تصور کنید شما به عنوان کارمند احساس کنید با ارائه گزارش‌تان ممکن است اخراج شوید یا حداقل تنزل مقام بگیرید؛ آیا باز هم روی گزارش خود و ارائه آن مصر هستید؟

وقتی کارمندان مطمئن باشند که مطرح کردن نگرانی‌هایشان به هیچ‌وجه روی موقعیت و آینده شغلی‌ آن‌ها (از اخراج گرفته تا تنزل رتبه) اثر نمی‌گذارد؛ بهترین گزارش‌ها را ارائه می‌دهند.

سیستم گزارش‌دهی ناشناس دقیقاً پلی بین کارفرمایان و کارمندان است؛ چون به کارمندان اجازه می‌دهد اطلاعات را شفاف‌تر بیان کنند.

راهکار: شما با کمک سیستم گزارش‌دهی ناشناس، هم کارمندان‌تان با اطمینان خاطر بیشتر گزارشات خود را ارائه می‌دهند و هم شما گزارشات دقیق‌تر برای حل مشکل دریافت می‌کنید.

من یک رئیس دارم، نه مدیر!

متاسفانه در فرهنگ آسیایی، در سازمان‌ها رئیس از تیم جداست و حرف اول و آخر را می‌زند. مثل روز روشن است در همچین جو سنگینی، هیچ‌کس افکار خود را روشن بیان نمی‌کند.

علاوه بر این هیچ‌کس دوست ندارد با ارائه گزارش خود به عنوان گاو پیشونی سفید شناخته شود. 😅

راهکار: به عنوان مدیر داستان خیلی فرق ‌می‌کند. شما در جایگاه مدیر یکی از اعضای تیم هستید. رعایت این نکته حس تعلق و راحتی کارمندان را چند برابر می‌کند.

هیچ کس از من نپرسید

طبق تحقیقی که از کارمندان یک شرکت انجام دادند، 49 درصد (یعنی تقریبا نصف!) آن‌ها گفتند به طور مرتب از آن‌ها ایده‌هایشان را نمی‌پرسند.

خیلی از ایده‌ها و همین خلاقیت‌های کوچک کارمندان که نسبت به آن‌ها بی‌اهمیت هستیم، در موفقیت سازمان و  جذب مشتری تاثیر زیادی دارند.

راهکار: برای اینکار می‌توانید تقویمی جداگانه تدوین کنید. با توجه به نوع کسب‌وکارتان آخر هر هفته یا هر ماه جلسه‌ایی برای اشتراک گذاری ایده‌ها اختصاص بدهید. شما با تدوین تقویم کارمندان را به مشارکت دعوت می‌کنید.

مدیر و همکارام روحیه انتقاد پذیری ندارند

همه با اینکه می‌دانیم انتقاد، نه فقط در موقعیت شغلی بلکه در همه جنبه‌های زندگی باعث رشد و پیشرفت ما می‌شود؛ اما باز هم در برابر انتقادات جبهه می‌‌گیریم.

حتی مدیران باتجربه برای تفکر انتقادی و تشویق خلاقیت‌های کارمندان خود به درستی آموزش ندیده‌اند؛ زیرا این مهارت برای بیشتر افراد شهودی نیست.

راهکار: همانطور که در بخش قبل گفتیم، برگزاری جلسه روحیه انتقاد پذیری شما را تقویت می‌کند. یادتان باشد در برابر انتقاد دیگران قبل از هر واکنشی به این فکر کنید: انتقاد باعث شناخت نقاط ضعف شما و تبدیل آن‌ها به نقاط قوت‌تان می‌شود. 💁‍♀️

در هر شرایطی به مدیر و اعضای تیمم وفادارم

همه ما وفاداری را یک ویژگی مثبت می‌دانیم؛ در صورتی که وفاداری هم می‌تواند خوب باشد و هم بد.

الان می‌گویید چی؟ مگه وفاداری بده؟

از یک طرف همه مدیران به دنبال کارمندانی هستند که هم به سازمان و هم‌تیم‌های خود وفادار باشند.

از طرف دیگر، ممکن است کارمند شما بخاطر وفاداری به یکی از اعضای تیم سکوت کند و وقتی می‌داند چیزی اشتباه است، صحبت نکند.

شما در جایگاه مدیر باید بدانید یک پروژه از مسیر خارج شده یا نه؟ و اگر از مسیر خارج شده‌اید زودتر جلوی آن را بگیرید قبل از اینکه وضعیت بدتر شود.

راهکار: با کارمندان بیشتر در مورد موفقیت سازمان و اهمیت گزارش‌های آن‌ها صحبت کنید. همچنین تاکید کنید هدف شما از گزارشات آن‌ها تنبیه نیست!

فکر می‌کنم این یک مسئله عادی‌ست

اکثر شرکت‌ها با آن همه کبکبه و دبدبه و ظاهر لاکچری به این نکته پیش‌پا افتاده اما ضروری اصلا توجه نمی‌کنند؛ حتی در بعضی مواقع افراد فکر می‌کنند موضوع موردنظر چندان مهم نیست؛ در نتیجه دلیلی هم برای گفتنش پیدا نمی‌کنند.

خب وقتی شما مشخص نکردید چه چیزهایی را باید گزارش بدهند، خط قرمز‌های شما چیست، یا چه چیزهایی لازم به گزارش نیست، پس چطور انتظار دارید سکوت نکنند؟ 🤔

راهکار: شما به عنوان مدیر وظیفه دارید به طور منظم به کارکنان آموزش بدهید که سازمان چه رفتاری را قابل‌قبول می‌داند و چه چیزی را باید گزارش کنند. برای اینکار چارچوبی را تعیین کنید و آن را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید.

می‌ترسم باعث اختلاف و دشمنی همکاران خود بشوم

در بعضی مواقع علت سکوت کارمند به خاطر جلوگیری از اختلاف و دشمنی کارمندان دیگر است.

ارائه گزارش شما ممکن است عملکرد همکارتان را زیر سوال ببرد؛ در نتیجه یا تنزل مقام، توبیخ یا حتی اخراج آن‌ها را تهدید می‌کند. حتی اگر هیچکدام از این‌ها نباشد احتمالا با خود فکر می‌کنید دید او نسبت به شما خصمانه نمی‌شود؟! فکر تلافی به سرشان نمی‌زند؟!

راهکار: همان‌گونه که بالاتر توضیح دادیم، با سیستم گزارش‌دهی ناشناس، نگرانی‌های کارمندان را از برطرف کنید. علاوه بر این حتما روی این موضوع تاکید کنید هدف شما پیدا کردن مقصر و تنبیه او نیست.

نمی‌دانم به چه کسی و چگونه گزارش بدهم؟

تصور کنید کارمند شما قصد دارد گزارش خود را مطرح کند؛ باید به چه کسی و چگونه گزارش بدهد؟ یکی از دلایل سکوت سازمانی، سردرگمی کارمندان در گزارش‌دهی است.

راهکار: در سیستم گزارش دهی خود همه افراد مسئول و نحوه گزارش‌دهی را برای کارمندان توضیح دهید. داشتن یک تیم منابع انسانی کارساز است.

 چگونه رهبران می‌توانند کمک کنند؟

علاوه بر راهکارهای بالا، چند نکته دیگر هم داریم؛ شما در به عنوان مدیر می‌توانید به کارکنان کمک کنید تا نظرات خود را موثرتر بیان کنند؛ برای اینکار چند سوال را مطرح کنید:

☑️ منطق این ایده چیست؟

☑️ دلایلی برای حمایت از آن هست؟

☑️ آیا به سایر کارکنان کمک می‌کند؟ چگونه؟

☑️ چگونه می‌توانیم آن را اجرا و بر موانع غلبه کنیم؟

☑️ چگونه این ایده در اولویت‌های سازمان قرار می‌گیرد؟

☑️ چه چیزی جدیدی این ایده دارد که قبلا آن را امتحان نکردیم؟

 منبع برای سکوت سازمانی 📖

پیشنهاد می‌کنیم برای درک بهتر سکوت سازمانی، کتاب فرهنگ‌های شجاع نوشتۀ دیوید دای و کارین هرت را بخوانید. حتی می‌توانید آن را به کارکنان خود معرفی کنید.

💡 نکته آخر: فراموش نکنید کارمندان سکوت می‌کنند مگر اینکه برای صحبت کردن احساس امنیت و صلاحیت داشته باشند.

 سخن پایانی

اگر در کسب و کار خود به خدمات ترجمه تخصصی نیاز دارید، می‌توانید روی کمک ترنسیس حساب کنید؛ ما آماده ارائه خدمات مختلفی از جمله ترجمه فیلم، ترجمه قرارداد، ترجمه نامه اداری، ترجمه سایت و ترجمه شفاهی با بالاترین کیفیت به کسب و کارهای شما هستیم!

امیدواریم این مقاله سوالات شما را پاسخ داده باشد و راهکارهای آن را اجرا کنید، شما در این زمینه چه تجربه‌ای دارید؟ حتما در بخش نظرات با ما در میان بگذارید. 😎